כדי שבית משותף יתנהל היטב, צריך שכל הדיירים ישתתפו בהוצאות שלו – כי איך ניתן לממן אחרת את שירותי הניקיון, עבודות התחזוקה והשיפוצים הנדרשים מפעם לפעם? הכספים המשמשים לצורך זה נגבים מטבע הדברים על ידי ועד הבית, בצורה חודשית או דו חודשית לרוב.
כלומר, כל דייר משלם סכום קבוע או משתנה, בהתאם להוצאות השוטפות של הבניין. אל הסכום ה"קבוע" הזה נדרש להוסיף מפעם לפעם הוצאות חד פעמיות, שצריכות להיגבות אף הן מהדיירים.
כל אלה מביאים למסקנה חד משמעית: גביית כספים מדיירי בניין משותף היא צעד מרכזי בדרך לניהול השוטף שלו. אלא שזו לא משימה פשוטה, ובדרך כלל גם לא נעימה. אז איך תעשו אותה על הצד הטוב ביותר?
הדבר החמור ביותר שאפשר לעשות עם הכספים הנגבים מדיירי הבית המשותף הוא פשוט "לאבד את הספירה": לא לדעת כמה צריך כל דייר לשלם, ובעיקר מי שילם כמה ומתי. זו הסיבה שאי אפשר לוותר על רישום מסודר של ההוצאות, שצריך להיעשות על ידי ועד הבית או גורם ספציפי שהוא ממנה. ניתן להפוך את המשימה למעט פשוטה יותר באמצעות גביית התשלומים בתאריכים קבועים, באמצעות שימוש בתכנה, או בצורה של הוראת קבע לחשבון בנק שנפתח בדיוק למטרה זו. בדרכים אלה הדיירים לא יגלו הפתעות, שהן כמובן הכל חוץ מרצויות מבחינתם.
מילת מפתח נוספת בגביית כספים לבתים משותפים היא שקיפות. המציאות מראה שלא כל דייר אכן סומך בכל מאת האחוזים על מי שמופקד על איסוף הכספים, וחושש למשל כי האחרון יגרוף לכיסו כספים שמיועדים כביכול עבור הועד: חשבו למשל על דייר מפוקפק שמצהיר שהוא זקוק ל-50,000 שקלים לצורך הזמנת בעל מקצוע לתיקון המערכת הסולארית של המבנה, אבל בפועל משלם לבעל המקצוע 40,000 שקלים וגורף את היתרה לכיסו.
הדיירים צריכים לדעת מה קורה בבניין בכל רגע נתון, וזכותם הלגיטימית לדרוש קבלות שמפרטות בדיוק מהן ההוצאות של הבניין. ובנוגע לקבלות – כמובן שזה חשוב שכל תשלום לועד הבית יכלול בתוכו קבלה המונפקת למי ששילם את התשלום.
החוק בישראל מחייב מינוי גזבר, שתפקידו לנהל את תקציבי וכספי הועד. בין הפעולות שנדרשות ממנו אפשר למנות פתיחת חשבון בנק על שם הבית, הפקדת ההכנסות של הבניין (התשלומים של הדיירים) בחשבון זה, ניהול כספי ההכנסות וההוצאות, מסירת קבלות לדיירים, עריכת דו'ח תקופתי אחת לחצי שנה לפחות ועוד.
שאלה שצריכה להישאל היא האם חלקם של הדיירים בתשלומי הבניין הוא קבוע, או שמא משתנה בין הדירות השונות. ובכן, סעיף 58 בחוק המקרקעין מעניק התייחסות מפורשת שאה הזו, ומגדיר כי ההוצאות עבור אחזקת הרכוש המשותף בבניין מתחלקות בין הדיירים על פי גודל הדירה של כל אחד ביחס לשטח הכולל של המבנה. לכן, דירות גדולות יותר בבניין צפויות לשלם יותר. עם זאת, ניתן להגדיר בתקנון הבניין אופן אחר של חישוב וגביית הכספים.
החוק בישראל מגדיר כי כל דייר המהווה חלק מבניין המוגדר כמשותף צריך להשתתף בהוצאות לגביו. ועדיין, תרחיש בו הדייר מסרב לשלם בתואנות שונות ומשונות, או מתעכב בתשלומים, הוא ממש לא מדע בדיוני.
על פי המלצות האגודה תרבות הדיור, במצבים מהסוג הזה מומלץ לפנות במכתב רשמי לדייר, ולאחר מכן גם לסניף האגודה לתרבות הדיור באזור המגורים הרלוונטי. צעדים אלה עשויים להביא לכך שהדייר ירגיש "מותרע", ולכן ישלם את התשלומים במהרה.
הדייר עדיין עומד בסירובו? זה הרגע להעביר את הכדור לשדה המשחק המשפטי. מכתב התראה מעורך דין, בין אם פרטי ובין אם מטעם האגודה לתרבות הדיור, הוא צעד מתבקש. במקרי מחלוקת נדון המקרה בבתי המשפט, בו ייצוג עורך דין הוא חיוני.
ועד בית חיצוני בדרך כלל זה שמרכז את הפניות ופועל עבור כל הדיירים כנגד הדייר המפרה את הסדר.
