אם הייתם חלק מועד בית, אתם יכולים להבין את הטענה לפיה מדובר ב"עסק" לכל דבר ועניין. ניהול הועד מצריך הכנסת הרבה מאד פרמטרים פיננסיים לתוך המשוואה, יצירת מאזני הכנסות והוצאות, בקרה על התשלומים ושלל דברים אחרים.
לכן, מומלץ למען הסדר הטוב להיעזר בשירותים של ניהול ועד בית חיצוני
זאת ועוד, על פי התקנות הנוכחיות בישראל, ועד הבית צריך לבצע את הניהול בצורה מסודרת ותוך הנהלת חשבונות מוקפדת. אבל מה בדיוק היא צריכה לכלול בתוכה? ולמה כדאי לכם להיעזר בחברה חיצונית שתעזור בכל נושא הנהלת חשבונות?
נקודת ההתחלה של ניהול פיננסי של כל ועד בית צריך להיות פתיחת חשבון בנק ייעודי, בו יופקדו הכספים השונים שמשלמים הדיירים וינוהל למעשה הכסף.
החשבון צריך להיות על שם הבית המשותף, כשחשוב להגדיר מראש מי יהיו מורשי החתימה בחשבון (מומלץ יותר ממורשה חתימה אחד). כדי לפתוח את החשבון צריך להראות לפקיד הבנק הייעודי את פרוטוקול ישיבת הועד המתייחסת לצורך בפתיחה של החשבון, בה יהיו בין היתר פרטי מורשי החתימות, שמות וחתימות של שלושת רבעי מדיירי הבית לפחות.
תנאי הניהול של החשבון הם הכל חוץ מקבועים, כך שחשוב לראות אותם לפני שמקבלים את ההחלטה האם לפתוח בבנק מסוים חשבון. חלק מהבנקים מספקים תנאים שאינם אטרקטיביים עבור חשבונות של ועדי בתים (לדוגמא השוואת התנאים לתנאי החשבון העסקי, שלעיתים נוקשים), בעוד אחרים דווקא מציעים תנאים נוחים.
מומלץ לנהל משא ומתן עם יותר מבנק אחד ולא להסס להתמקח על התנאים השונים של העסקה. לאורך זמן, האותיות הקטנות האלה עשויות להשפיע בצורה משמעותית על המאזן הכספי של הבית, ולכן גם על הדיירים עצמם.
השאלה הראשונה שצריכה להישאל היא מהן ההוצאות השוטפות שהבית המשותף זקוק להן לפרקי זמן מוגדרים, לרוב שנה. תקצוב שנתי של הוצאות התפעול של הבניין צריך לקחת בחשבון הוצאות קבועות, פחות או יותר, למשל עבודות ניקיון, גננות, הדברה וכן הלאה.
המחיר שמשלמים תלוי בסוג השירות שנדרשים לקבל ובמאפייני הספקים, אך בכל מקרה מדובר בחישוב שנתי על סכומים נכבדים שצריכים להילקח בחשבון.
באופן שוטף, צריכה הנהלת החשבונות של ועד הבית להכניס לתוכה כל פעולה כספית הנוגעת אליו. זה מתחיל עם ריכוז התשלומים לספקים ולנותני שירותים לבניין – תשלום קבוע או משתנה – כשרצוי להוסיף במקום מסודר גם את פרטי יצירת הקשר עם כל אחד מהם.
ההנהלה צריכה להתייחס בהמשך לכך לגבייה מיוחדת של ועד הבית לצרכים שונים, דוגמת שיפוצים נקודתיים, טיפול בבעיות בתשתיות הבית השונות וכן הלאה.
לצד אלה נדרש על פי חוק להפיק דו'חות תקופתיים, חצי שנתיים וגם שנתיים, שמפרטים את מאזן הבית. את הדו'חות האלה נדרש למלא בשני עותקים: הראשון צריך להיתלות על גבי לוח המודעות בבניין, והשני להיות מתויק בתיק של הועד או נציגות הבית. המאזן בוחן את סך ההוצאות התקופתיות עבור סוגים שונים, למשל אינסטלציה וביוב, גינון וחומרים, ביטוח, חשמל, מעלית, ניקיון חדר מדרגות, רכישת חומרי ניקוי ועוד.
על המאזן לכלול את ההכנסות של הבניין מתשלום הדיירים (דמי ועד), מהבנק או ממקורות אחרים, כשהחישוב הסופי בוחן את סך ההכנסות, סך יתרת הזכות וסך יתרת החובה. שימו לב שגם לאחר הפקת הדו'חות, נדרש לאסוף ולשמור את הקבלות והחשבוניות השונות.
עם או בלי קשר להפקת הדו'חות, חייבים להיות עם האצבע על הדופק בכל הנוגע למאזן הכספי של ועד הבית. אתם ממש לא רוצים להיתקע בעת הצורך כי ההוצאות גבוהות ממה שחשבתם תחילה, או בגלל שדיירים שונים לא עומדים בתשלומי הועד. חשוב להיות ערים לחוסרים, לפעול כדי להעלים אותם (למשל הפעלת לחץ מתון על דיירים סוררים) ולעדכן את יתר הדיירים בנעשה בחשבון.
